Praktyczne aspekty stosowania umów w formie cyfrowej - to temat kolejnego z cyklu artykułów, zainicjowanych i przygotowanych przez Instytut LegalTech Naczelnej Rady Adwokackiej.

W ramach działalności Instytutu w każdy piątek w ramach serii "Cyfrowe piątki" na profilach społecznościowych Naczelnej Rady Adwokackiej pojawiają się także posty dotyczące LegalTech, a w szczególności  informatyzacji, cyfryzacji i narzędzi wspierających pracę  prawnika.

Wstęp

W praktyce obrotu prawnego coraz częściej mamy do czynienia z umowami w formie cyfrowej. Najczęściej zapoznajemy się z tymi umowami na ekranie monitora i w pierwszym kontakcie taka umowa wydaje się niczym nie różnić od formy papierowej, poza cyfrowym sposobem jej prezentacji. Takie wrażenie jest jednak błędne, a wiedza o różnicach pomiędzy tymi umowami wraz z podstawową umiejętnością ich kwalifikacji prawnej jest przydatna w funkcjonowaniu w obrocie gospodarczym. Poniżej zostały wskazane praktyczne rozwiązania problemów, które najczęściej pojawiają się przy pracy nad umowami w formacie cyfrowym.

Pierwszy kontakt z umową w postaci cyfrowej

Po otrzymaniu umowy w formie cyfrowej w pierwszej kolejności warto dokonać weryfikacji istnienia podpisu i jego formy. Wizualnie dość łatwo odróżnić, czy podpis został złożony najpierw odręcznie i następnie skopiowany (faksymile) czy też jest to podpis elektroniczny. Przy ocenie podpisu elektronicznego warto wykorzystać stosowne oprogramowanie. Jeżeli podpis ujawniony na dokumencie to faksymile odręcznego podpisu albo elektroniczny, ale nie stanowiący podpisu elektronicznego kwalifikowanego, mamy do czynienia z formą dokumentową, o ile umożliwia ustalenie osoby składającej podpis.

Od wyżej przedstawionego rozróżnienia istnieje jeden wyjątek tj. podpis osobisty, będący zaawansowanym podpisem elektronicznym. Podpis ten został uregulowany w polskiej ustawie o dowodach osobistych. Pomimo że, podpis osobisty nie jest elektronicznym podpisem kwalifikowanym, na podstawie ww. ustawy, wywołuje dla podmiotu publicznego skutek równoważny ze złożeniem podpisu własnoręcznego. Oznacza to, że tam, gdzie administracja na to zezwala, w celu zachowania formy równoważnej z pisemną przy korespondencji elektronicznej, można używać zamiennie elektronicznego podpisu kwalifikowanego, bądź podpisu osobistego.

Forma Elektroniczna zrównana z formą pisemną - Kwalifikowany podpis elektroniczny

Warto wskazać, że użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie zawsze wiąże się z wizualizacją faktu użycia tego rodzaju podpisu w warstwie obrazowej. Pierwszą wskazówką czy mamy do czynienia z plikiem podpisanym podpisem elektronicznym jest rozszerzenie pliku. Jeżeli rozszerzenie pliku to XAdES - XML bądź PAdES, powinniśmy się spodziewać, że mamy do czynienia z plikiem podpisanym elektronicznie. Nie są to jednak jedyne formaty elektronicznych podpisów i możemy się spotkać np. z formatem CAdES bądź ASiC.

Tym samym, aby sprawdzić czy rzeczywiście dokument jest podpisany z użyciem podpisu elektronicznego należy skorzystać z jednej z usług zaufania (określonych w Rozporządzeniu eIDAS), wykorzystując oprogramowanie udostępnione przez dostawcę usługi zaufania wpisanego na listę dostawców usług zaufania dostępnej na stronie Komisji Europejskiej (EU Trust Services Dashboard).

Cel ten zostanie osiągnięty wybierając w programie weryfikację podpisu elektronicznego, rezultatem czego zostanie przedstawiona informacja czy i jakim podpisem elektronicznym został podpisany dokument. W tym celu można również skorzystać z usługi walidacji podpisu. Wykonując czynność walidacji podpisów dodatkowo zostanie uzyskane kwalifikowane potwierdzenie, które pozwoli wykazać fakt i moment wykonania sprawdzenia podpisu elektronicznego.

Należy podkreślić, iż posiadaczom kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest on wydawany przez dostawcę usług zaufania na z góry określony czas. Czas ten związany jest z ważnością kwalifikowanego certyfikatu identyfikującego osobę składającą podpis. Ważność tego certyfikatu wraz z informacją, czy podpis złożono z wykorzystaniem oprogramowania udostępnionego przez dostawcę usług zaufania, jest podstawą prawidłowej oceny zachowania elektronicznej formy czynności prawnej, o której mowa w kodeksie cywilnym. Tym samy, gdy polski ustawodawca odwołuje się do elektronicznej formy czynności prawnej, rozumie się przez to oświadczenie woli opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym posiadającym dwie cechy:

1) podpis złożony został w okresie ważności certyfikatu,

2) do złożenia podpisu wykorzystano oprogramowanie udostępnione przez dostawcę usług zaufania.

Możliwe są sytuacje, w których podpis został złożony z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu, ale bez zachowania kwalifikowanego urządzenia (oprogramowania udostępnionego przez dostawcę usług zaufania). Taki podpis nie będzie spełniał wymogów formy elektronicznej, o której mowa w ustawie Kodeks cywilny, a jego skuteczność należy oceniać przy uwzględnieniu przepisów dotyczących formy dokumentowej.

Praktyczne informacje

Ważne dla zachowania formy elektronicznej jest, aby wszyscy sygnatariusze umowy posłużyli się kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Nie oznacza to, że umowa podpisana z wykorzystaniem innych rodzajów podpisów jest nieważna, ale sankcję nieważności może na nią nakładać ustawa (np. wymóg formy pisemnej przy przeniesieniu praw autorskich) albo sama umowa posługując się w swojej treści wymogiem pisemności pod rygorem nieważności. Zdecydowana większość umów nie posiada ograniczeń ustawowych w zawieraniu jej w formie dokumentowej z wykorzystaniem elektronicznego podpisu zaawansowanego bądź zwykłego podpisu elektronicznego.

 

Warto zadbać, aby przy tworzeniu umowy, która będzie zawierana w postaci cyfrowej, ale bez użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, uzgodnić zapis co do formy zawarcia umowy, jej dalszych zmian oraz wypowiedzenia. W tej sytuacji zasadnym byłoby wskazanie, że umowa zostanie zawarta w formie dokumentowej, a stosowaną praktyką jest również doprecyzowanie przy wykorzystaniu jakiego podpisu, a także przy wykorzystaniu jakiego narzędzia zostanie ona zawarta. Zabieg taki pomoże sprawować kontrolę nad składaniem wiążących oświadczeń drugiej stronie.

Z uwagi na charakter umowy w postaci cyfrowej, która co do zasady jest zawierana na odległość przez osoby znajdujące się w innych lokalizacjach i składających podpisy asynchronicznie, nie ma konieczności oddzielnego wpisywania daty zawarcia umowy. Data zawarcia umowy będzie naturalnie datą złożenia ostatniego wymaganego elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Podpisy takie zawierają jednocześnie informację o dacie ich złożenia.

Zwyczajowe zapisy dotyczące liczby egzemplarzy również okazują się w umowie w postaci elektronicznej zbędne, gdyż każde zwielokrotnienie umowy w postaci elektronicznej powoduje powstanie nowego, dodatkowego oryginału dokumentu. Bezwzględnie należy pamiętać, że pozbawienie umowy zawartej w postaci cyfrowej, jej cyfrowego charakteru np. poprzez wydrukowanie takiej umowy, uniemożliwia jej prawidłowe funkcjonowanie w obrocie i uniemożliwia weryfikację zastosowanych podpisów elektronicznych.

Na zakończenie warto wspomnieć o pełnomocnictwie do zawarcia umowy w formie cyfrowej.

Nie musi być ono udzielone w formie cyfrowej, ale pojawiają się praktyczne problemy z wykazaniem posiadania stosownego pełnomocnictwa drugiej stronie, dlatego zdecydowanie lepszą praktyką jest odbieranie pełnomocnictwa do zawarcia umowy w tej samej formie, w której zawierana jest umowa.

Zalety wykorzystanie umów w postaci elektronicznej

Umowy w postaci elektronicznej zawierają wiele cech wspólnych z umowami zawieranymi w postaci pisemnej, jednak możliwości jakie daje zastosowanie technologii wymaga od użytkownika pewnego wprowadzenia w to zagadnienie. Obrót gospodarczy w oparciu o umowy elektroniczne niesie wiele korzyści, umowy takie są łatwiej i bezpieczniej przechowywane, z większą pewnością weryfikowane co do treści i tożsamości osób podpisujących, a ich tworzenie i doręczanie w dużej mierze może zostać zautomatyzowane, a co za tym idzie, ekonomicznie opłacalne. Przed skorzystaniem z takiej formy zawierania umów, warto jednak pogłębić wiedze w tym zakresie, aby świadomie korzystać z możliwości jakie niesie ze sobą stosowanie umów elektronicznych.