• LegalTech w branży podatkowej – narzędzia dostarczane przez organy publiczne to temat kolejnego z cyklu artykułów, zainicjowanych i przygotowanych przez Instytut LegalTech Naczelnej Rady Adwokackiej.
  
  
• W ramach działalności Instytutu w każdy piątek w ramach serii "Cyfrowe piątki" na profilach społecznościowych Naczelnej Rady Adwokackiej pojawiają się także posty dotyczące LegalTech, a w szczególności  informatyzacji, cyfryzacji i narzędzi wspierających pracę  prawnika.

 

Tematyka LegalTech skupia się zazwyczaj na tworzeniu i wykorzystywaniu (przynajmniej częściowo) komercyjnych narzędzi, a już z całą pewnością narzędzi tworzonych przez podmioty prywatne. Warto w tym miejscu zwrócić jednak uwagę, że powstał cały szereg stron i aplikacji, które udostępniane są użytkownikom przez podmioty publiczne. Co więcej, częstokroć wykorzystanie tego typu narzędzi koniecznym jest do spełnienia narzuconych prawem obowiązków.

Podkreślić należy, że ostatnimi czasy proces cyfryzacji bardzo przyśpieszył, także w instytucjach rządowych; również i one zdecydowały się na skorzystanie z nowoczesnych zdobyczy technologii informatycznych. Jak się okazuje, także i one dostrzegły zalety, jakie dawać może wdrożenie – w takiej czy innej formie – narzędzi, których dostarcza LegalTech.

Niniejszy artykuł odnosi się głównie do instrumentów wykorzystywanych w związku z pracą w branży podatkowej. Co istotne, korzystają z nich nie tylko księgowe i osoby bezpośrednio związane z finansami, ale także prawnicy, w tym przede wszystkim doradcy i konsultanci podatkowi.

Co warte odnotowania, LegalTech szczególnie prężnie rozwija się właśnie w dziedzinie podatków. Wymuszone jest to bez wątpienia coraz większą liczbą aktów prawnych regulujących materię podatkową, jak też dokumentów wydawanych przez same organy podatkowe, takich jak przykładowo interpretacje indywidualne czy też wiążące informacje stawkowe.

Z punktu widzenia państwa i jego budżetu, bez wątpienia największe znaczenie ma wprowadzenie rozwiązań pozwalających na cyfryzację procesu pozyskiwania od podatników danych sprawozdawczych. Chodzi tu w szczególności w umożliwienie (i wprowadzenie obowiązku) składania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej, jak również nałożenie obowiązku dostarczania organom jednolitego pliku kontrolnego (JPK), co uznać należy za największą cyfrową rewolucję w branży podatkowej. Powyższe ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz udostępnienie organom instrumentów ułatwiających kontrolę podatników; ma to bezpośrednio wpływać na osiąganie większych dochodów przez Skarb Państwa.

W dalszej części artykułu zostaną – w zarysie – przedstawione najważniejsze narzędzia związane z kwestiami podatkowymi, a które przygotowane zostały przez organy publiczne.

1.       System Informacji Celno-Skarbowej EUREKA

To bez wątpienia jedno z najistotniejszych i najbardziej użytecznych narzędzi LegalTech dla prawników. EUREKA jest systemem umożliwiającym wyszukiwanie m.in. indywidualnych i ogólnych interpretacji prawa podatkowego, wiążących informacji akcyzowych i stawkowych oraz objaśnień podatkowych. Jest to zatem swego rodzaju wyszukiwarka umożliwiająca odnajdowanie żądanych pism organów publicznych znajdujących się w bazie danych.  

EUREKA została uruchomiona w roku 2021 i zastąpiła dotychczasowy System Informacji Podatkowej (SIP) oraz wyszukiwarki wiążących informacji akcyzowych (WIA) i stawkowych (WIS).

W praktyce narzędzie to jest wykorzystywane przy udzielaniu porad podatkowych, ale także sporządzaniu wszelkiego rodzaju pism i wniosków o tematyce podatkowej, jak także skarg do sądów administracyjnych.

Użytkownik skorzystać może z szeregu filtrów i kryteriów udostępnianych przez system; może dokonywać on wyszukiwania np. po typie danego pisma, dacie jego wydania, słowie kluczowym itp. Nie ulega wątpliwości, że takie udogodnienie jest konieczne – w samym tylko 2021 r. wniosków o wydanie interpretacji indywidualnych złożono ponad 30 tysięcy, a w całej bazie znajduje się już ponad 400 tysięcy interpretacji.

2.       e-Urząd Skarbowy

Jest to pakiet użytecznych usług udostępnionych podatnikom. Zamiast stawiać się osobiście do urzędu lub wysyłać pisma w tradycyjnej, papierowej formie, możliwym jest załatwienie sprawy za pomocą dedykowanego serwisu. Innymi słowy – sprawy, w związku z którymi dotychczas trzeba było pojawić się w urzędzie można od tej pory załatwić z domu lub z biura. Do serwisu można się dostać m.in. przy użyciu profilu zaufanego, bankowości elektronicznej lub e-dowodu osobistego, ale także z wykorzystaniem aplikacji mObywatel; nie trzeba jednak dokonywać żadnej rejestracji na portalu ani też instalować żadnego oprogramowania.

W e-Urzędzie zrealizować m.in. następujące usługi:

1)      Twój e-PIT: osoby fizyczne mogą tu dokonać rozliczeń swoich zeznań podatkowych PIT-28,
PIT-36, PIT-37 lub PIT-38. Co istotne, urząd automatycznie przygotowuje zeznanie PIT danego podatnika; jeżeli do ostatniego dnia na złożenie rocznej deklaracji podatnik nie dokona żadnych zmian w przygotowanym automatycznie PIT, zeznanie to uznaje się za obowiązujące i złożone przez podatnika. Mimo wszystko warto jednak każdorazowo sprawdzić, czy przygotowana automatycznie deklaracja jest poprawna. Może się bowiem okazać, że – przykładowo – nie zostały w niej uwzględnione ulgi, które przysługują podatnikowi, skutkiem czego zapłaciłby on podatek wyższy niż powinien. Jeżeli jednak mamy świadomość, że żadne ulgi nam nie przysługują i jesteśmy zatrudnieni w jednym miejscu pracy, to z dużą dozą pewności można stwierdzić, że przygotowane automatycznie zeznanie jest prawidłowo sporządzone. Bez wątpienia jest to bardzo duże ułatwienie dla większości podatników, którzy musieli kiedyś samodzielnie wypełniać i składać deklaracje do swojego urzędu skarbowego. Uznać należy, że dzięki Twój e-PIT podatnicy mogą oszczędzić znaczną ilość czasu; w dużej mierze zniknął problem niezłożenia rocznej deklaracji lub złożenia jej z opóźnieniem przez podatników. System przyczynił się do zmniejszenia kolejek w urzędach.

2)      e-mikrofirma: jest to aplikacja przeznaczona dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą; uruchomiona w 2020 r. od 1 lutego 2021 r. jest modułem serwisu
e-Urząd Skarbowy. Umożliwia ona dokonywanie rozliczeń VAT z urzędami (z pewnymi wyjątkami). Dzięki aplikacji osoby prowadzące JDG mogą wystawiać krajowe faktury VAT jak i zapisywać faktury zakupu. Na podstawie zamieszczonych w niej danych tworzone są okresowe ewidencje i deklaracje VAT, jak również generowane są pliki JPK, które są obowiązkowym elementem rozliczeń VAT (JPK z deklaracją). e-mikrofirma współpracuje z narzędziem Klient JPK WEB. Aby móc skorzystać z aplikacji, trzeba dokonać wcześniejszej rejestracji. Funkcjonalność rozwiązania jest zbliżona do komercyjnych rozwiązań; w przypadku przedsiębiorców dokonujących podstawowych operacji VAT aplikacja powinna być wystarczająca.

3.       e-Deklaracje

Ten system można uznać za alternatywny dla e-Urzędu Skarbowego. e-Deklaracje udostępnione zostały podatnikom (a także płatnikom podatków) już w 2008 r. Co istotne, można dzięki nim złożyć niemalże każde częściej stosowane zeznanie / deklaracje podatkową (m.in. PIT, CIT, VAT) – tym samym jest to platforma użyteczna nie tylko dla osób fizycznych, ale i przedsiębiorstw. Formularze udostępniane są w wersji interaktywnej. Obecnie można je przesyłać po uprzednim zainstalowaniu specjalnej wtyczki (plug-in) do oprogramowania Adobe Reader lub przy użyciu oprogramowania dostarczanego przez firmy zewnętrzne. Dostępne było również oprogramowanie na komputery, jednak z końcem 2021 r. nie będzie już ono wspierane i udostępniane.

Należy pamiętać, aby za każdym razem, po wysyłce deklaracji lub innego dokumentu pobierać urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które jest dowodem złożenia pisma.

Każda wysyłka dokumentu wymaga specjalnego podpisu. Mogą być nimi dane autoryzujące (w tym m.in. NIP i PESEL), ale także kwalifikowany podpis elektroniczny. Warto zaznaczyć, że wysyłki nie trzeba dokonywać osobiście – można w tym celu ustanowić pełnomocnika.

4.       Klient JPK_WEB i formularz uproszczony, JPK_VAT z deklaracją

Lata 2016-2020 uznać należy za przełomowe w przedmiocie obowiązków sprawozdawczych nakładanych na podatników. W okresie tym do polskiego obrotu prawnego wprowadzony został jednolity plik kontrolny (JPK). W największym uproszczeniu – jest to plik „zawierający w sobie” m.in. wykaz transakcji, jakie dokonywane były przez dany podmiot, w tym określenie z jakimi podmiotami i na jakie kwoty; składa się z części ewidencyjnej oraz deklaracyjnej; stosowanym formatem pliku jest .xml.

JPK to narzędzie mające na celu uszczelnianie systemu podatkowego poprzez swego rodzaju automatyzację procesów składania i weryfikacji zeznań VAT. Przesyłanie danych zostało ułatwione i usprawnione dzięki zastosowaniu technologii cyfrowych w miejsce papierowych dokumentów. Nadmienić należy, że VAT jest podatkiem najbardziej narażonym na próby wyłudzeń, co bezpośrednio przekłada się na kondycję finansową Państwa.

We wskazanym okresie na poszczególne typy podatników (od firm dużych aż do mikro) stopniowo nakładany był obowiązek składania informacji w formie pliku JPK. Część przedsiębiorców, przede wszystkim tych najmniejszych, nie korzysta (chociażby ze względów oszczędnościowych) z usług biur rachunkowych lub płatnych programów do księgowania, które umożliwiają wysyłkę pliku JPK. W celu wsparcia takich podmiotów powstały narzędzia takie jak Klient JPK_WEB, formularz uproszczony i JPK_VAT z deklaracją. Umożliwiają one podatnikom bezpłatne złożenie stosownych plików JPK. Bez wątpienia jest znaczne ułatwienie i obniżka ponoszonych kosztów, w szczególności dla mniejszych przedsiębiorców oraz takich, których struktura działalności, a tym samym otrzymywanych i wystawianych faktur, nie jest nadmiernie skomplikowana.

Należy przyznać, że z jednej strony wprowadzenie JPK – w ostatecznym rozrachunku – przyśpieszyło i ułatwiło podatnikom spełnianie obowiązków sprawozdawczych, z drugiej zaś strony wprowadzone rozwiązanie znacznie usprawniło i zwiększyło efektywność pracy organów skarbowych. Warto zauważyć, że podobne rozwiązanie stosowane jest w kilku innych państwach europejskich, m.in. Austrii, Norwegii, Portugalii i Litwie.

5.       Krajowy system e-faktur (KSeF)

KSeF to jeden z najnowszych pomysłów zaproponowanych przez Ministerstwo Finansów. Od stycznia 2022 r. można korzystać z niego dobrowolnie, zaś w 2024 r. KSeF stanie się rozwiązaniem obowiązkowym. Pozwala ono przede wszystkim na wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur). W odróżnieniu od „zwykłych” faktur papierowych i elektronicznych taka faktura trafia do specjalnego systemu, zbioru prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Fakturom nadawany jest specjalny numer identyfikacyjny, przy którego użyciu możliwe jest jej odebranie, modyfikacja itp.

Korzyścią dla podatników jest m.in. pewność otrzymania faktury przez kontrahenta (odpowiada za to system – zmniejsza to odpowiedzialność przedsiębiorców), oszczędność przestrzeni fizycznej i wirtualnej na przechowywanie dokumentów oraz szybszy zwrot VAT i możliwość skorzystania z innych preferencji podatkowych, co pozytywnie wpłynie na finanse przedsiębiorstwa. System w praktyce usprawniać będzie zarządzanie szeroko pojętym procesem fakturowania (możliwość „zaciągania” danych przez systemy księgowe), co w szczególności ułatwiać będzie procesy sprawozdawcze jak i zwiększy bezpieczeństwo podatkowe podmiotów korzystających z KSeF. Organy skarbowe zyskają natomiast możliwość tzw. e-kontroli podatników.

6.       STIR – System Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej

STIR jest systemem przeciwdziałającym wykorzystywaniu sektora finansowego do wyłudzeń skarbowych, przede wszystkim zapobiegającym nadużyciom w podatku od towarów i usług. Na podstawie danych pozyskiwanych z systemu bankowego dokonywana jest analiza ryzyka, na której podstawie typowane są podmioty, które potencjalnie dokonują oszustw. Jeśli zaistnieje taka potrzeba, rachunek „podejrzanego” podmiotu może zostać czasowo zablokowany.

Dane z sytemu bankowego porównywane są z innymi informacjami pozyskiwanymi od podatników, przede wszystkich tych zawartych w plikach JPK. Do „wychwycenia” podmiotów obarczonych ryzykiem wykorzystywane są dalece zaawansowane algorytmy.

W przypadku zablokowania rachunku podmiot może wypłacić z niego środki wyłącznie na część wynagrodzeń pracowników.

Tym samym STIR jest w zasadzie narzędziem przeznaczonym dla organów skarbowych, jednak ustalenia poczynione przy jego użyciu mogą mieć istotne znaczenie dla podatników oraz podmiotów ich obsługujących. Przynosi on jednak korzyści także i samym podatnikom, o czym dalej.

STIR został użyty po raz pierwszy w 2018 r.

7.       Biała lista podatników

Implementacja systemu STIR umożliwiła wdrożenie jeszcze jednego rozwiązania, pozwalającego na weryfikację kontrahentów. Chodzi tu o tzw. „białą listę”, czyli wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT (wykaz podatników VAT). Lista działa na zasadzie wyszukiwarki.

Biała lista pozwała przede wszystkim na sprawdzenie, czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT oraz czy jego rachunek bankowy znajduje się na liście dozwolonych rachunków, na które podatnik może dokonywać wpłat oraz czy ów rachunek zgłoszony został do potrzeb prowadzenia działalności gospodarczej – odbywa się to na podstawie odpowiedniego potwierdzenia ze STIR.

W niektórych przypadkach wpłata na konto z białej listy jest obligatoryjna; uchybienie w tym zakresie grozi konsekwencjami finansowymi. W każdym jednak razie wpłata na rachunek z listy zmniejsza ryzyko zawarcia transakcji z podmiotem wyłudzającym VAT. Bez wątpienia oszczędzi to uczciwym podatnikom nieprzyjemności związanych z kontrolami w przedmiocie przestępstw karuzelowych VAT i jest silnym dowodem potwierdzającym zachowanie należytej staranności przez podatnika.

8.       VIES

To kolejne narzędzie służące do weryfikowania statusu kontrahenta – tym razem jest to jednak rozwiązanie unijne, wykorzystywane w całej UE. System pozwala zweryfikować status (i dane) zagranicznych kontrahentów zarejestrowanych jako podatnicy VAT w krajach UE. Jest to swego rodzaju forma wyszukiwarki.

VIES pomaga przedsiębiorcom sprawdzać, czy unijny kontrahent rzeczywiście istnieje oraz czy widnieje w stosownym wykazie VAT. Przekłada się to na zwiększenie ochrony przed nierzetelnymi podmiotami i oszustwami, w szczególności na gruncie podatku od towarów i usług. W ostatecznym rozrachunku podatnik jest (przynajmniej częściowo) chroniony przed poniesieniem strat.

Dzięki systemowi przedsiębiorca chcący dokonać transakcji wewnątrzwspólnotowej (do lub z innego kraju UE) może skorzystać z obniżonej stawki VAT – w tym celu kontrahent musi posiadać odpowiedni status w systemie.

W praktyce, mimo że VIES jest narzędziem unijnym, wykorzystywany jest także przez polskie organy – zachowanie wydruków i potwierdzeń z VIES pomaga udowodnić należytą staranność podatnika, co chronić go może np. w przypadku kontroli podatkowych. System prowadzony jest przez Komisję Europejską.

Podsumowanie

Organom rządowym oddać należy, w ostatnich latach poczyniły znaczny postęp w przedmiocie rozwoju narzędzi informatycznych wykorzystywanych w obszarze podatków. Dotyczy to zarówno rozwiązań dedykowanych podatnikom, jak i samym organom skarbowym. Zastosowanie m.in. przedstawionych instrumentów wpływa z jednej strony na szybkość i efektywność pracy organów, a z drugiej pozwala oszczędzić czas i innego rodzaju nakłady po stronie przedsiębiorców. Znajomość stosowanych obecnie rozwiązań dla prawnika działającego w branży podatkowej jest jednak już nie tylko opcją i ułatwieniem, ale także – ze względu na obowiązujące przepisy – przymusem.