- Powiadomienia emailem o opóźnieniu w rozpoczęciu rozprawy zdalnej, zmiany terminu lub o jej odwołaniu;
- Komunikaty o opóźnieniu na planszy przed rozpoczęciem rozprawy zdalnej;
- Wirtualna poczekalnia dla uczestników rozprawy online;
- Te zmiany będą wdrażane w sądach powszechnych w IV kwartale 2023 r. – poinformował prezes Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu s. Jacek Saramaga w piśmie skierowanym do Prezesa NRA adw. Przemysława Rosatiego.
- To odpowiedź na interwencję adw. Przemysława Rosatiego, prezesa NRA, który 18 lipca 2023 r. przesłał do Prezesów Sądów Apelacyjnych apelem o wprowadzenie powiadomień o opóźnieniach w rozpoczęciu rozpraw online.
W piśmie z 18 lipca, Prezes NRA wskazał, że powiadomienia powinni otrzymywać uczestnicy postępowań oraz pełnomocnicy za pośrednictwem poczty elektronicznej z sekretariatów sądowych.
Taka praktyka przyczyni się do usprawnienia prowadzenia postępowań w formie zdalnej oraz pozytywnego postrzegania tego trybu posiedzeń sądowych przez obywateli.
Niejednokrotnie adwokaci lub aplikanci adwokaccy wraz ze stronami postępowań oczekujący na wywołanie sprawy nie mają informacji o opóźnieniu lub o planowaniu wywołania sprawy z opóźnieniem – czytamy w piśmie Prezesa NRA. Dezorganizuje to planowane czynności, niestety wielokrotnie też wywołując niezrozumienie takiej sytuacji bezpośrednio u stron postępowania. Przekazanie takich informacji, zwłaszcza stronom postępowania, będzie wpływało na pozytywne i przyjazne postrzeganie wymiaru sprawiedliwości, a także przyczyni się do usprawnienia jego funkcjonowania.
Odpowiadając na pismo Prezesa NRA, s. Jacek Saramaga informuje, że Centrum Kompetencji i Informatyzacji Sądownictwa działające w Sądzie Apelacyjnym we Wrocławiu, właśnie z uwagi na rosnące zainteresowanie ze strony uczestników postępowaniu udziałem zdalnym, a także mając na uwadze procedowaną zmianę ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, podjęło działania mające na celu umożliwienie informowania o opóźnieniu lub planowanym późniejszym wywołaniu sprawy. Dotychczas nie było takiej możliwości, co było podyktowane ograniczeniami natury technologiczno-organizacyjnymi.
Sąd Apelacyjny we Wrocławiu zamodelował, przetestował i przygotował do udostępnienia dla sądów powszechnych, modyfikację rozszerzającą integrację systemu wideokonferencyjnego Jitsi z komponentami systemu Cyfrowej Rejestracji Przebiegu Rozpraw Sądowych.
Dzięki tym działaniom pojawił się mechanizm korekty wyznaczonego terminu rozprawy zdalnej uwzględniający: zmianę daty, odwołanie rozprawy oraz opóźnienie powstałe w wyniku przedłużającego się wcześniejszego posiedzenia.
Nowa funkcjonalność umożliwia ustawienie opóźnienia do 120 min. z jednoczesnym przesłaniem komunikatu informacyjnego do stron postępowania za pośrednictwem poczty elektronicznej. Warunkiem koniecznym jest oczywiście podanie adresu mailowego do sekretariatu wydziału organizującego rozprawę.
Dodatkowo w przypadku takiego przesunięcia rozprawy wynikającego z opóźnienia, pojawi się stosowny komunikat na planszy początkowej przed uwierzytelnieniem uczestnika.
Wśród innych funkcjonalności wprowadzanych w ramach modyfikacji systemu, uruchomiona zostanie wirtualna poczekalnia, do której trafią wszystkie osoby oczekujące na rozprawę zdalną. Jest to miejsce, gdzie nastąpi dodatkowa weryfikacja uczestników postępowania przed ich skierowaniem do właściwej rozprawy (pierwszy etap sprawdzenia tożsamości odbędzie się na tzw. portalu weryfikacji). Proces przechodzenia pomiędzy poczekalnią a rozprawą jest w pełni zautomatyzowany dla wszystkich uczestników przy jednoczesnym zachowaniu możliwości samodzielnego opuszczenia spotkania, powtórnego dołączenia do poczekalni oraz zachowania kontroli nad mikrofonem i kamerą.
Powyżej opisane zmiany będą wdrażane w sądach w IV kwartale 2023 r.
Modyfikacja jest dostępna jedynie dla sądów korzystających z platformy Jitsi (rozwiązanie dostarczone przez Ministerstwo Sprawiedliwości).
Z uwagi na ograniczenia licencyjno-technologiczne nie została ona wdrożona w przypadku, gdy sądy korzystają z komercyjnych dostawców platform wideokonferencyjnych.
