Adw. Przemysław Rosati, prezes Naczelnej Rady Adwokackiej, wystosował pismo do Katarzyny Frydrych, podsekretarz stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości, z postulatem niezwłocznego podjęcia działań legislacyjnych i organizacyjnych zapewniających prawidłowe i jednolite we wszystkich sądach zasady elektronicznego doręczania pism procesowych.
Prezes NRA wskazuje, że po dwóch tygodniach od wejścia w życie ustawy covidowej, wprowadzającej do procedury cywilnej obligatoryjność doręczeń elektronicznych, naświetliło szereg niedoskonałości organizacyjnych i legislacyjnych, które stanowią zagrożenie realizacji podstawowych praw procesowych stron.
Zdaniem prezesa Rosatiego portal informacyjny sądów powszechnych powinien zostać pilnie uzupełniony m.in. o następujące funkcjonalności:
- skrzynka odbiorcza – miejsce grupujące wyłącznie dokumenty podlegające doręczeniu, obok już istniejącej funkcjonalności „Dokumenty”;
- elektroniczne urzędowe poświadczenie odbioru pisma procesowego – dokument generowany po doręczeniu z możliwością jego wydruku lub zapisania na dysku użytkowania portalu, celem stworzenia możliwości posiadania przez pełnomocnika procesowego potwierdzenia doręczenia pisma sądowego;
- wyodrębnienie w przesyłanym do pełnomocnika procesowego zawiadomieniu za pośrednictwem poczty elektronicznej, informacji o dokumentach oczekujących na doręczenie w oparciu o art. 15 zzs9 ust. 2 ustawy, od informacji o innych pismach umieszczanych w portalu, które nie podlegają doręczeniu w tym trybie;
- prawidłowe i jednolite oznaczanie dokumentów zamieszczonych w portalu, w taki sposób, aby nie budziło wątpliwości, że dokument ten podlega doręczeniu w trybie powołanej ustawy i kto jest jego adresatem;
- zautomatyzowanie procesu przypisywania dostępu do sprawy w sytuacji ustanowienia pełnomocnika procesowego lub zmiany sygnatury akt sprawy;
- wprowadzenie jednolitego standardu dla doręczeń orzeczeń wraz z uzasadnieniami, aby wyeliminować niepewność co do daty, od której biegnie termin na wniesienie środka zaskarżenia;
- stworzenie funkcjonalności pozwalającej pełnomocnikowi substytucyjnemu lub użytkownikowi subkonta na rezygnację z udzielonego dostępu do sprawy;
- stworzenie funkcjonalności pozwalającej głównemu pełnomocnikowi na zarządzanie dostępem do poszczególnych spraw, w tym stworzenie możliwości nadawania uprawnień do odbioru pism sądowych użytkownikowi posiadającemu subkonto w portalu w ramach konta głównego pełnomocnika procesowego;
- wyłączenie możliwości modyfikowania treści dokumentów lub zmiany udostępnionych plików przez pracowników sądów po ich publikacji w portalu;
- zamieszczanie w portalu dokumentów podlegających doręczeniu w godzinach pracy sądów.
Ponadto należy wprowadzić obowiązek weryfikowania czy pełnomocnik procesowy posiada konto w portalu, a także czy posiada dostęp do sprawy. Należy również ujednolicić w sposób niebudzący wątpliwości katalog pism podlegających doręczeniu w trybie ustawy covidowej oraz wprowadzić jednolity schemat przygotowywania dokumentów podlegających doręczeniu, w tym zastosowanie prawidłowego oznaczenia pliku umieszczanego w portalu.
Zdaniem prezesa NRA wykorzystanie portalu informacyjnego sądów powszechnych jako narzędzia do realizacji doręczeń powinno być rzeczywiście ograniczone do czasu trwania pandemii, zaś polski proces cywilny w zakresie wsparcia organizacyjnego i informatycznego powinien zostać oparty na systemie teleinformatycznym, którego powstanie i budowa jest możliwa od 2015 r.
