Adw. Dorota Kulińska, dyrektor Instytutu Legislacji i Prac Parlamentarnych NRA, przekazała w piśmie z dnia 12 lipca br., skierowanym do SSO Wojciecha Łukowskiego, zastępcy koordynatora krajowego ds. koordynacji wdrożeń systemów informatycznych w sądach powszechnych, uwagi do funkcjonowania Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych.

Dyrektor Instytutu przekazała uwagi adwokatów, zebrane w trybie otwartym, dotyczące ich  doświadczeń i spostrzeżeń co do prawidłowości przyjętych rozwiązań i funkcjonowania systemu.

Według zebranych informacji, zmian wymagają:

- zasady programowania przez operatorów terminów zamieszczania informacji na portalu. Obecnie zamieszczenie dokumentów następuje w sposób nieskoordynowany, niezależnie od pory dnia, siedem dni w tygodniu, wprowadzając tym samym chaos związany z upływem terminu doręczenia. Środowisko adwokackie postuluje o przyjęcie jawnych zasad i ściśle określonych ram czasowych umieszczania dokumentów  i jednocześnie ujawnienia adresatom danych w systemie, poprzez realizowanie ich wyłącznie w dniach roboczych, w godzinach 8.00-17.00;

- sytuacje, w których w systemie zamieszczane jest pismo sądu informujące o doręczeniu określonego dokumentu, z którym związany jest termin na zajęcie stanowiska, albo wniesienie środka zaskarżenia, bez jednoczesnego zamieszczenia przedmiotowego dokumentu. To również wprowadza chaos od kiedy liczony jest termin;

- wprowadzenie systemu informacji i potwierdzeń, które w formie elektronicznej, automatycznie, przesyłane byłyby do pełnomocników po każdym zamieszczeniu informacji/dokumentu w systemie;

- wprowadzenie rozwiązania systemowego przypomnienia o biegnącym terminie do zapoznania się z informacją wywołującą skutek doręczenia – odpowiednik „powtórnego awizo”;

- wdrożenie rozwiązania pozwalającego doręczyć pismo przez portal do wszystkich pełnomocników, upoważnionych do działania w imieniu pełnomocnika aplikantów bądź substytutów informacji o dacie zapoznania się z dokumentem przez każdą z tych osób;

- opracowanie funkcji pozbawienia dostępu do sprawy. Pełnomocnik substytucyjny, w sytuacjach incydentalnego udziału w postępowaniu powinien mieć możliwość rezygnacji z dostępu do sprawy;

- uwzględnienie w przekazywanych o sprawie informacjach daty uznanej za datę doręczenia do strony przeciwnej i informacji o ewentualnym wniesieniu przez nią środka zaskarżenia lub innego pisma ze stanowiskiem w sprawie;

- zapewnienie automatycznej, systemowej informacji do pełnomocnika o zmianie sygnatury sprawy, w której jest on zgłoszony;

- możliwość otwierania dokumentów w formie PDF;

- dodanie informacji w tytule dokumentu, do kogo jest on kierowany.

Ponadto dyrektor Instytutu Legislacji wskazuje w piśmie, że system nie powinien być obligatoryjnym i podstawowym narzędziem doręczeń do czasu jego wypełnienia wymagalnymi funkcjonalnościami i uzupełnieniem wszystkich danych spraw w toku. Pełnomocnicy, przed rozpoczęciem obligatoryjnych doręczeń przez portal, powinni mieć możliwość zgłaszania wszystkich postępowań i sprawdzenia zgodności ich stanu i statusu w systemie.  

Adw. Kulińska zwraca również uwagę, że w związku z faktem, że w systemie ujawniane są obecnie dane osobowe objęte ochroną np. PESEL, niektóre sądy informują, że wstrzymują system doręczania pism przez portal, do czasu usunięcia tej wadliwości.

czytaj pismo adw. Doroty Kulińskiej do SSO Wojciecha Łukowskiego